Rejestracja, aktualizacja i wykluczenie z procedury unijnej rozliczanej w OSS

Procedura unijna umożliwia rozliczanie VAT należnego z tytułu określonych czynności państwu członkowskiemu konsumpcji za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji. Procedura unijna, skierowana jest do przedsiębiorcy:

a) posiadającego siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, w celu deklarowania i płacenia podatku VAT należnego z tytułu:

WSTO,
usług świadczonych na rzecz konsumentów (B2C), dla których miejscem świadczenia jest państwo członkowskie, w którym nie posiada on siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej;

b) nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium UE, w celu deklarowania i płacenia podatku VAT należnego z tytułu WSTO;

c) ułatwiającego przez użycie interfejsu elektronicznego zgodnie z art. 7a ust. 2 ustawy o VAT (niezależnie od tego, czy posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium UE, czy w kraju trzecim) dokonanie:

WSTO,
krajowych dostaw towarów na rzecz konsumenta, których wysyłka lub transport rozpoczyna się i kończy na terytorium tego samego państwa członkowskiego.

1. Formalności związane z rejestracją i aktualizacją danych w procedurze unijnej

Aby skorzystać z procedury unijnej podatnicy muszą dokonać stosownej rejestracji. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście dokonuje identyfikacji podatnika na potrzeby procedury unijnej i potwierdza zgłoszenie, wykorzystując numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku. Zatem aby móc się zgłosić do procedury unijnej, każdy podatnik, nawet będący drobnym przedsiębiorcą, powinien dokonać rejestracji w Polsce.

Rejestracja jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym podatnik złożył zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury unijnej rozliczania VAT na formularzu VIU-R. Jednak w sytuacji gdy podatnik rozpoczął świadczenie usług lub dokonywanie dostaw przed tą datą, ich rozliczanie w ramach wybranej procedury zacznie obowiązywać od pierwszego dnia świadczenia usług lub dostawy towarów, pod warunkiem, że podatnik zgłosi ten fakt do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym po raz pierwszy wykonał te czynności.

Formularz VIU-R służy do:

rejestracji podatnika do szczególnej procedury unijnej,
aktualizacji danych podatnika oraz
wyrejestrowania się podatnika ze szczególnej procedury unijnej.

W celu dokonania aktualizacji w ramach procedury unijnej należy:

1) wypełnić zgłoszenie VIU-R - "Zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury unijnej rozliczania VAT", zaznaczając w części A formularza dotyczącej celu jego złożenia kwadrat 2 "aktualizacja";

2) przesłać zgłoszenie - za pomocą systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Podatnik jest zobowiązany do przesłania Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście aktualizacji danych objętych zgłoszeniem nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła okoliczność wymagająca zawiadomienia.

Okolicznościami wymagającymi zawiadomienia są:

zmiany w zakresie danych rejestracyjnych, które zostały podane w zgłoszeniu rejestracyjnym VIU-R (przykładowo dane kontaktowe specyficzne dla procedury OSS, m.in. adres e-mail lub wykaz stałych miejsc prowadzenia działalności w innych państwach członkowskich),
zmiany w zakresie działalności objętej procedurą unijną, w wyniku których podatnik przestał spełniać warunki jej stosowania,
zaprzestanie dokonywania dostaw towarów lub świadczenia usług objętych procedurą unijną.

Wymóg zawiadomienia Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o zmianach nie dotyczy jednak takich danych, których aktualizacji dokonano w ramach zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R lub na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2022 r. poz. 166).

2. Przesłanki wyrejestrowania podatnika z procedury szczególnej

Wyrejestrowanie z procedury unijnej może mieć miejsce:

na wniosek podatnika (podatnik wskazuje przyczynę na zgłoszeniu VIU-R),
z urzędu - na mocy postanowienia Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście ze względu na zaistniałe okoliczności.

Podatnik, który zamierza dobrowolnie zaprzestać stosowania procedury unijnej (niezależnie od tego, czy nadal dokonuje dostaw towarów lub świadczy usługi objęte tą procedurą) jest zobowiązany do poinformowania Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o swojej decyzji co najmniej na 15 dni przed końcem kwartału poprzedzającego kwartał, w którym zamierza zaprzestać rozliczania VAT w tej procedurze (np. podatnik postanowił rozliczać usługi na zasadach ogólnych). Zaprzestanie jest skuteczne od pierwszego dnia kolejnego kwartału.

Natomiast w przypadku:

a) zaprzestania świadczenia usług lub wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość/dostaw krajowych dokonywanych przez operatorów interfejsów elektronicznych, uznanych za dostawców - tj. zaprzestania działalności objętej tą procedurą,

b) dokonania zmiany danych objętych zgłoszeniem (z wyjątkiem tych, których aktualizacji dokonał na podstawie art. 96 ust. 12 ustawy o VAT lub ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników),

c) dokonania zmiany działalności objętej procedurą unijną, w wyniku których przestał spełniać warunki do jej stosowania (np. przeniesienie siedziby działalności gospodarczej do innego państwa członkowskiego UE)

- podatnik jest zobowiązany do poinformowania o zaistniałych zdarzeniach Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła ww. przesłanka.

W przypadku, o którym mowa w ww. lit. c), gdy podatnik zamierza nadal rozliczać się w procedurze unijnej, tylko że w innym państwie członkowskim, musi poinformować w ww. terminie oba stosowne państwa członkowskie.

Aby dokonać wyrejestrowania z procedury unijnej w ramach OSS należy:

1) wypełnić zgłoszenie VIU-R - zaznaczając w części A formularza dotyczącej celu jego złożenia kwadtrat 3 "wyrejestrowanie";

2) przesłać zgłoszenie - za pomocą systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;

3) wskazać w zgłoszeniu VIU-R (część C) przyczynę wyrejestrowania; przyczyny wyrejestrowania mogą być następujące:

a) zaprzestanie dokonywania dostaw towarów lub świadczenia usług objętych procedurą unijną,

b) niespełnienie warunków koniecznych dla korzystania z procedury unijnej,

c) rezygnacja ze stosowania procedury unijnej,

d) zmiana państwa członkowskiego identyfikacji.

Wyrejestrowanie podatnika z procedury unijnej z urzędu może mieć miejsce w przypadku, gdy:

podatnik nie istnieje lub mimo udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z nim albo jego pełnomocnikiem albo przez okres dwóch lat nie świadczy usług lub nie dokonuje dostaw towarów objętych tą procedurą w żadnym państwie członkowskim konsumpcji,
podatnik systematycznie nie przestrzega zasad dotyczących procedury unijnej.

Przesłanka systematycznego nieprzestrzegania zasad dotyczących procedury unijnej (uporczywego nieprzestrzegania przepisów) ma miejsce m.in. wówczas, gdy podatnik:

nie złożył deklaracji na potrzeby rozliczenia VAT za trzy bezpośrednio poprzedzające kwartały kalendarzowe i nie dokonał tego w terminie 10 dni po wysłaniu przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście ponaglenia,
nie zapłacił pełnej wskazanej kwoty VAT za każdy z trzech bezpośrednio poprzedzających kwartałów kalendarzowych i nie dokonał tego w terminie 10 dni po wysłaniu przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście ponaglenia, z wyjątkiem przypadków, gdy pozostała niezapłacona kwota nie przekracza 100 EUR za każdy z kwartałów kalendarzowych,
nie udostępnił drogą elektroniczną ewidencji, o którą zwrócił się do niego Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście i nie dokonał tego miesiąc po kolejnym ponagleniu wysłanym przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

W przypadku zaistnienia ww. przesłanek wyrejestrowania, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście wydaje postanowienie o wygaśnięciu identyfikacji podatnika na potrzeby procedury unijnej. Podatnik zostaje powiadomiony o wydaniu postanowienia za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. na podany na zgłoszeniu VIU-R adres e-mail, na które służy zażalenie.

W przypadku wykluczenia z procedury unijnej z urzędu, wobec podatnika będzie zastosowany okres "kwarantanny", obejmujący okres dwóch lat następujących po okresie rozliczeniowym, w którym podatnik został wyrejestrowany, w trakcie którego nie będzie mógł korzystać z którejkolwiek z procedur szczególnych.