Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 28 (999) z dnia 1.10.2018

Sposób potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Wystawiłem korektę faktury z uwagi na zwrot towarów przez kontrahenta. W jaki sposób powinienem potwierdzić odbiór faktury korygującej, aby uzyskać prawo do obniżenia VAT?

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę

Jeżeli po wystawieniu faktury nabywca dokonuje zwrotu towarów, wówczas podatnik (sprzedawca) wystawia fakturę korygującą "in minus".

Ustawa o VAT zawiera zasady wskazujące termin rozliczenia przez sprzedawcę faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania VAT (patrz: art. 29a ust. 13 i 1 ustawy o VAT). Podatnik ma generalnie prawo obniżyć podstawę opodatkowania VAT (np. w przypadku zwrotu towaru) w miesiącu otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Prawo to przysługuje jednak pod warunkiem, że otrzyma on potwierdzenie odbioru faktury korygującej przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Natomiast jeżeli podatnik otrzyma potwierdzenie odbioru korekty później (tj. po terminie złożenia deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą), to może uwzględnić fakturę korygującą za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskał.

UWAGA! W niektórych sytuacjach podatnik nie musi posiadać potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, w celu obniżenia podstawy opodatkowania. Dotyczy to np. sytuacji, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. W tych okolicznościach obniżenia podstawy opodatkowania można dokonać nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres, w którym zostały łącznie spełnione ww. przesłanki (patrz: art. 29a ust. 15 i 16 ww. ustawy).

Forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują, jaka forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest właściwa. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 listopada 2017 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.547.2017.3.JSZ wskazał:

"(...) Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie zawierają wymogów dotyczących konkretnej formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy (podkreśl. red.). Wachlarz potencjalnie akceptowalnych form potwierdzenia otrzymania korekty faktury stwarza pole i możliwość do rozróżnienia konkretnych sytuacji, w których z punktu widzenia zasad prawa wspólnotowego należałoby uznać, że podatnik zachował prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i należnego podatku, bądź tego prawa nie ma. (...)"

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 16 grudnia 2015 r., nr IPPP1/4512-1096/15-2/EK wskazał natomiast, że:

"(...) potwierdzeniem odbioru faktury korygującej mogą być (...) wszystkie dokumenty, z których jednoznacznie wynika, że nabywca miał możliwość zapoznać się z treścią faktury korygującej, czyli otrzymał informację o obniżeniu podstawy opodatkowania przez sprzedawcę (podkreśl. red.). (...)"

Z kolei w interpretacji indywidualnej z 17 października 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.337.2017.2.JG Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że warunek posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru faktury korygującej przesłanej elektronicznie zostanie spełniony w przypadku otrzymania potwierdzenia, że na serwer odbiorcy wpłynęła faktura korygująca. W ww. interpretacji czytamy:

"(...) Momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez kontrahenta jest moment, w którym faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego, uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Zatem uzyskanie przez Wnioskodawcę wiedzy na temat tej okoliczności (w jakiejkolwiek formie) uznać należy za posiadanie przez niego potwierdzenia, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Skoro w przypadku korekt faktur dostarczanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty akceptowalną formą udokumentowania dostarczenia przesyłki jest zwrotne potwierdzenie odbioru, nie można odmówić takiej mocy dowodowej otrzymanej informacji o pobraniu przez kontrahenta faktury korekty drogą mailową (potwierdzenie automatyczne z serwera nabywcy). Niezależnie od formy otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, dotyczyć ono powinno konkretnej albo konkretnych faktur korygujących.

(...) elektroniczna forma potwierdzenia faktur VAT korekt jest wystarczająca do celów rozliczenia podatku VAT z tych dokumentów (podkreśl. red.). (...)"

Interpretację tę cytowaliśmy w Serwisie Podatkowym nr 12 z 10.12.2017 r. na str. 23-24

Biorąc powyższe pod uwagę należy uznać, że dowodem potwierdzającym fakt otrzymania faktury korygującej przez nabywcę może być m.in. zwrotne potwierdzenie odbioru, zwrotnie przesłana kopia podpisanej faktury korygującej, pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej (odrębne lub jako podpis na fakturze), faks potwierdzający odbiór faktury korygującej czy potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną.