Sporządzanie faktury zaliczkowej przy sprzedaży krajowej

Podatnik, który otrzymał zaliczkę, co do zasady, ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową. Sporządza się ją nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę.

Obowiązek podatkowy od zaliczki

Obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli jednak przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

1) dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w art. 19a ust. 1b,

2) dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 lutego 2023 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.680.2022.1.MŻ, przepisy o VAT nie zawierają definicji zaliczki, przedpłaty, czy zadatku. W takiej sytuacji należy się odnieść do wykładni językowej. Zgodnie z definicją wskazaną w Słowniku Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN (dostępnego na stronie: https://sjp.pwn.pl/), "zapłata" oznacza "uiszczenie należności za coś". Fakt, że należność musi być przypisana do określonego przedmiotu, stanowi więc zasadniczy element jej definicji. Podobnie została zdefiniowana zaliczka (otwierająca katalog należności w rozumieniu ustawodawcy bez wątpienia mieszczących się w pojęciu "zapłaty", a więc mogąca pomocniczo służyć do interpretacji tego pojęcia), tj. jako część należności wpłacanej lub wypłacanej z góry na poczet tej należności. Zatem zapłatę (zaliczkę) wpłaca się na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego wykonania usługi przed faktyczną dostawą towarów lub faktycznym wykonaniem usługi. Jeżeli chodzi natomiast o przedpłatę, to jest to część ceny towaru (lub usługi), wpłacona w celu uzyskania gwarancji jego zakupu (lub wykonania usługi) w określonym terminie, podobnie jak zadatek.

W związku z tym zarówno zaliczka, jak też przedpłata i zadatek, jako zapłata na poczet przyszłej należności muszą być powiązane z konkretną transakcją, tj. dostawą określonych towarów lub świadczeniem określonych usług. Istotne jest więc, aby przyszłe świadczenie było określone (jasno sprecyzowane i niezmieniane przez strony już po dokonaniu wpłaty).

Faktura zaliczkowa

Podatnik obowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą nie tylko dokonaną dostawę towaru i świadczenie usług, ale także otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem tych czynności. Zaliczki, co do zasady, są dokumentowane fakturami wystawianymi nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Stanowi o tym art. 106i ust. 2 ustawy o VAT. Faktury te, co do zasady, nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę VAT pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura taka powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

Ponadto przepisy o VAT nie wymagają oznaczania faktur wyrazami "Faktura", "Faktura zaliczkowa" czy też "Faktura końcowa".

Problem może pojawić się w sytuacji, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona na całą wartość transakcji. Wówczas podatnicy mają wątpliwości, czy mają prawo do wystawienia faktury końcowej ("zerowej"). Obowiązujące przepisy o VAT nie zabraniają w takich sytuacjach wystawiania faktur końcowych. Wystawienie takiej faktury jest także akceptowane przez organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 28 października 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM, wyjaśnił, że w przypadku, gdy podatnik wystawi fakturę końcową, gdy uprzednio do tej samej transakcji wystawił faktury zaliczkowe obejmujące 100% należnego wynagrodzenia na poczet świadczonych usług, to w takiej fakturze końcowej powinien zostać "wyzerowany podatek".

Czy zawsze trzeba wystawiać fakturę zaliczkową?

Gdy otrzymana zaliczka na poczet dostawy towarów oraz dokonanie dostawy mają miejsce w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym), wówczas obowiązek podatkowy (i obowiązek udokumentowania zdarzenia, o którym mowa w art. 106i i art. 106f ustawy o VAT), zarówno dla zaliczki, jak i dostawy towarów, powstają w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym).

Organy podatkowe uznają, że w takiej sytuacji podatnik może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej, gdy obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki i dokonania dostawy towarów powstaje w tym samym okresie rozliczeniowym. Przykładowo tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 6 marca 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.858.2022.2.AB. Zdaniem organu, jeżeli obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki i dokonania dostawy towarów powstaje w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu), podatnik może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawiania faktury zawierającej elementy, o których mowa w art. 106e-106f ustawy o VAT, w której uwzględni całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki). W takim przypadku właściwe jest dokumentowanie dokonania transakcji poprzez wystawienie jednego dokumentu - faktury rozliczeniowej, której treść będzie poszerzona o dane wskazane w art. 106f ustawy o VAT, tj.: kwotę zapłaty, kwotę podatku, datę i kwotę brutto otrzymanej zaliczki.

Warto wskazać, że w pakiecie uproszczeń w zakresie VAT, tzw.SLIM VAT 3, proponowano wprowadzenie przepisów, z których miała wynikać wprost możliwość rezygnacji z obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu zaliczki w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do dostawy (usługi). Jednak na etapie prac nad omawianym projektem zmiana ta została usunięta z projektu.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać:

-	dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT (datę i numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, datę dostawy towarów/świadczenia usługi),
-	otrzymaną kwotę zapłaty,
-	kwotę podatku,
-	dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku,
-	dodatkowe elementy właściwe dla faktury przykładowo oznaczenie "metoda kasowa", "odwrotne obciążenie", NIP UE w przypadku sprzedaży dla kontrahenta unijnego.