W naszej firmie dokumenty dotyczące zakupu usług noclegowych oraz paliwa księgowane są w rejestrze VAT jako zakupy z podatkiem VAT nie do odliczenia. Czy księgowanie tych dokumentów z pominięciem rejestru VAT, w kwocie brutto bez wykazywania zawartego w nich podatku jest prawidłowe?

rys. Ewidencjonowanie zakupów niepodlegających odliczeniu VAT 2011

Ewidencja zakupu VAT prowadzona jest w celu określenia wysokości podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym. Ujmuje się w niej oryginały otrzymanych faktur zakupu i faktur korygujących oraz ich duplikaty i inne. Ewidencja powinna zatem zawierać wszystkie te zakupy, od których podatnik w całości (bądź w części) odlicza podatek naliczony.

Zgodnie z ustawą o VAT, w ewidencji zakupu powinny być wyszczególnione wszystkie dane, które umożliwiają prawidłowe sporządzenie deklaracji VAT. Najczęściej w ewidencjach takich ujmowane są:

• numer kolejny w ewidencji,
   
• data wpływu faktury,
   
• numer faktury,
   
• nazwa i adres sprzedawcy oraz NIP,
   
• wartość dostawy brutto,
   
• kwoty podatku naliczonego.

Warto jednak podkreślić, że prowadzenie rejestru zakupów dla potrzeb VAT nie jest wymogiem bezwzględnym. Głównym celem tej ewidencji jest wykazanie kwot podatku naliczonego, które podatnik może odliczyć od podatku należnego. W sytuacji więc, gdy podatnikowi odliczenie nie przysługuje (np. jego sprzedaż podlega zwolnieniu z VAT), to nie musi prowadzić rejestru zakupów.

Z podobnych względów podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania zakupów zwolnionych od podatku, zakupów dokonanych u podmiotów zwolnionych od podatku oraz innych zakupów, w stosunku do których nie przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego.