Odliczenie przysługującej ulgi na zakup kasy fiskalnej przez czynnego podatnika VAT może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym (§ 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń).

Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą. Należy dodać, iż przepisy rozporządzenia w sprawie odliczeń nie zawierają górnych ograniczeń czasowych na dokonanie tego odliczenia.

Sposób dokonywania odliczenia ulgi uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym u podatnika podatek należny jest wyższy od podatku naliczonego (występuje kwota podatku do zapłaty), czy też podatek należny jest równy lub niższy od podatku naliczonego. Tym samym też, o ile tylko podatnik spełni warunki uprawniające do odliczenia, będzie mógł z niego skorzystać za dany okres (w jednej z dwóch ustalonych form).

1.1. Odliczanie ulgi przez podatników, którzy wykazują podatek należny większy od podatku naliczonego

Podatnicy, którzy w danym okresie rozliczeniowym wykazują podatek należny większy od podatku naliczonego, mogą dokonać odliczenia z tytułu nabycia kas rejestrujących, w kwocie niższej lub równej wartości różnicy między podatkiem należnym a naliczonym (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczeń). Odliczenie może być dokonane maksymalnie do wysokości podatku należnego, czyli może zdarzyć się sytuacja, że podatnik będzie mógł już w pierwszym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) skorzystać z odliczenia w pełnej przysługującej mu wysokości. W przypadku gdy zobowiązanie podatkowe (różnica pomiędzy podatkiem należnym i naliczonym) będzie niższe od kwoty ulgi, prawo do odliczenia przenoszone będzie na następne okresy rozliczeniowe (miesiące lub kwartały), co znacznie wydłuży czas odliczenia ulgi na zakup kasy.

1.2. Realizacja ulgi przez podatników, którzy wykazują podatek należny niższy lub równy podatkowi naliczonemu

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczeń, podatnicy, którzy w danym okresie rozliczeniowym wykazują podatek należny niższy lub równy podatkowi naliczonemu, mogą otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

1) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

2) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

W przypadku podatników świadczących usługi taksówek osobowych, rozliczających się w formie ryczałtu, kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie może przekraczać kwoty, która powinna podlegać wpłacie do urzędu skarbowego (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie odliczeń).

1.3. Odliczenie ulgi, gdy podatnik wykazuje na przemian zobowiązanie i zwrot podatku

Przypadki, kiedy podatnik wykazuje albo podatek do zwrotu, albo do zapłaty, w praktyce występują często przemiennie, tj. w jednym miesiącu podatnik deklaruje podatek do zapłaty, a w następnym do zwrotu albo do przeniesienia na następny miesiąc. W rozporządzeniu w sprawie odliczeń prawodawca nie uregulował wprost takich przypadków, tak więc należy tu odpowiednio stosować zapis § 3 ust. 2 i 3.

W praktyce możemy więc mieć do czynienia z następującymi przypadkami:

1) w pierwszym miesiącu korzystania z odliczenia podatnik deklaruje podatek do zapłaty, a w następnym występuje u niego nadwyżka podatku naliczonego nad należnym,

2) w pierwszym miesiącu korzystania z odliczenia kwota podatku naliczonego jest wyższa lub równa podatkowi należnemu, a w następnym występuje podatek do zapłaty.

Jeśli w pierwszym miesiącu rozliczania ulgi podatnik wykazuje podatek należny, to ma prawo dokonać odliczenia przysługującej ulgi, poprzez zmniejszenie kwoty podatku należnego (ale maksymalnie do jego wysokości). Nierozliczoną kwotę ulgi podatnik wykaże w następnym miesiącu jako kwotę do zwrotu, z tym że kwota ta nie będzie mogła być wyższa od 25% całej kwoty przysługującego odliczenia.

Załóżmy, że łączna kwota odliczenia wynosiła 700 zł, a podatnik w pierwszym miesiącu odliczył 200 zł, bo tyle wyniosła nadwyżka podatku należnego. W sytuacji gdy w kolejnym miesiącu wystąpi nadwyżka podatku naliczonego, podatnik odliczy 700 zł × 25% = 175 zł.

Taka sama zasada obowiązuje w przypadku podatników rozliczających się za okresy kwartalne, z tym że u tej grupy podatników wykazywana kwota zwrotu nie może być wyższa od 50% całej kwoty przysługującego odliczenia.

Jeśli przez dwa miesiące (kwartały) ulga nie zostanie zrealizowana, to w następnych okresach należy ją odliczać analogicznie.

Przeanalizujmy też sytuację, gdy w pierwszym miesiącu rozliczania ulgi podatnik wykazuje nadwyżkę podatku naliczonego, a w kolejnym miesiącu - zobowiązanie podatkowe do zapłaty.

W takiej sytuacji, podatnik ma prawo w pierwszym miesiącu wykazać nie więcej niż 25% kwoty przysługującej ulgi, jako kwotę do zwrotu, a w następnym miesiącu obniżyć podatek należny o pozostałą część (ale tylko do wysokości zobowiązania w VAT w tym miesiącu). Podobnie sytuacja będzie wyglądać u podatników rozliczających się kwartalnie, z tym że kwota zwrotu wykazana za pierwszy kwartał nie może być wyższa od 50% kwoty przysługującego odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem. Jeśli przez dwa pierwsze okresy rozliczeniowe ulga nie zostanie zrealizowana, to w następnych miesiącach należy ją odliczać analogicznie.