Zgodnie z § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, zakończenie pracy w trybie fiskalnym przez każdą z kas wymaga dokonania, z udziałem pracownika urzędu skarbowego, czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, z którego sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

Protokół powinien być sporządzony w trzech egzemplarzach, po jednym dla użytkownika, wykonującego serwis oraz dla urzędu skarbowego.

Służby serwisowe zobowiązane są mocą rozporządzenia do wykonania powyższych czynności, jednak nie mają obowiązku dokonywać tego bezpłatnie. Opłata za tę usługę nie jest określona w przepisach, dlatego też jej wysokość zależy od umowy między podatnikiem a serwisantem.

Niewykonanie obowiązku odczytania zawartości pamięci kasy nie jest zagrożone sankcjami wynikającymi z ustawy o VAT. Podatnik musi się jednak liczyć z tym, że organy podatkowe mogą zakwalifikować powyższe jako przestępstwo skarbowe wymienione w art. 80 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 ze zm.). Zgodnie z tym zapisem, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.

Co zrobić z kasą fiskalną po zakończeniu działalności?

O ile rozporządzenie w sprawie warunków technicznych reguluje szczegółowo tryb postępowania przy zakończeniu pracy kasy w trybie fiskalnym, to do dnia dzisiejszego nie uchwalono przepisów określających jednoznacznie sposób postępowania z kasą rejestrującą po jej likwidacji. Prawodawca uregulował jedynie zasady postępowania z pamięcią fiskalną kasy. Zgodnie z § 7 ust. 9 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, pamięć fiskalna kasy podlegająca wymianie, po komisyjnym odczytaniu zawartości pamięci fiskalnej, jest przechowywana zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 8 (czyli przez 5 lat) przez podatnika w warunkach umożliwiających jej odczyt. Obowiązek przechowywania nie dotyczy sytuacji, kiedy był dokonany odczyt pamięci fiskalnej za cały okres pracy kasy i fakt ten potwierdzają zapisy protokołu, o którym mowa w § 7 ust. 8. Obowiązek ten również nie dotyczy sytuacji, gdy producent krajowy lub importer dokonujący wymiany pamięci fiskalnej kasy potwierdzi w książce kasy brak możliwości odczytu pozostałej części zapisów tej pamięci niezawartych w protokole.

W interpretacji indywidualnej z dnia 12 marca 2009 r., nr IPPP2/443-70/09-2/AZ Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, iż: "(...) W sytuacji gdy Wnioskodawca zaprzestał używania kasy, po dokonaniu z udziałem pracownika urzędu skarbowego czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej za cały okres pracy kasy oraz sporządzeniu na tę okoliczność protokołu, tym samym kończąc pracę kasy w trybie fiskalnym (decyzją urzędu skarbowego o wyrejestrowaniu kasy z ewidencji) - nie ma On obowiązku wymontowania pamięci fiskalnej i odesłania jej do producenta. (...)"

Pozostałe elementy kasy (poza pamięcią fiskalną) mogą być fizycznie zniszczone (zezłomowane) przez właściciela bez zgody i udziału pracowników urzędu skarbowego oraz w sposób odpowiadający właścicielowi kasy.

Jeśli jednak kasa jest sprawna technicznie, to czy właściciel może ją odsprzedać, a jeśli tak, to komu?

W kwestii sprzedaży kasy fiskalnej przepisy również milczą, co oznacza, że nie ma zapisu zabraniającego podatnikowi sprzedaży kasy rejestrującej, która przecież jest jego własnością. W praktyce jednak, nikt poza producentem (importerem) nie będzie zainteresowany zakupem takiej kasy. Wynika to z faktu, iż kasa rejestrująca jest urządzeniem o szczególnym przeznaczeniu, a jej budowa, funkcjonowanie i sposób użytkowania przez podatnika określone są szczegółowo w rozporządzeniu w sprawie warunków technicznych.

Sprzedażą kas rejestrujących mogą zajmować się tylko uprawnieni producenci krajowi i importerzy, którzy posiadają potwierdzenie Ministra Finansów, że sprzedawane przez nich kasy spełniają funkcje określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać (§ 2 pkt 3 i pkt 14 oraz § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych).

O ile więc z zacytowanych tu przepisów wynika jednoznacznie, że kasa rejestrująca, która ma pracować w trybie fiskalnym może być zakupiona tylko od uprawnionego producenta (importera), to brak w nich jakiegokolwiek zapisu regulującego sposób postępowania z kasami wycofywanymi z użycia.

Jedyną wskazówką w tej kwestii jest pismo Ministerstwa Finansów z dnia 7 września 1994 r., z którego wynika, że podatnik likwidujący działalność powinien użytkowane kasy przekazać odpłatnie uprawnionemu producentowi (importerowi). Jednak żaden przepis prawa nie nakazuje producentowi skupowania używanych kas. Transakcja taka może więc dojść do skutku jedynie po dobrowolnym uzgodnieniu jej przez zainteresowane strony.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w ww. interpretacji indywidualnej z dnia 12 marca 2009 r., nr IPPP2/443-70/09-2/AZ stwierdził, iż ustawodawca nie określił terminu przechowywania ani sposobu likwidacji zużytych kas, a ochroną objął tylko pamięć fiskalną kas rejestrujących. Brak jest również regulacji dotyczącej obowiązku przechowywania przez podatników wycofanych z użycia kas rejestrujących. W konsekwencji po ich wycofaniu z użytku i dokonaniu wszelkich formalności określonych przepisami prawa, rozporządzenie kasami pozostaje w gestii podatnika.