Poradnik VAT nr 8 (272) z dnia 20.04.2010

Jak rozliczają się strony umowy najmu?

Dla usług najmu ustawodawca określił szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. Powstaje on z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze (art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT). Otrzymanie części zapłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części. Fakturę natomiast wystawić należy nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Jeżeli termin płatności określony został w umowie na dzień 10. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, to niezależnie od tego, że w dniu, w którym przypadał termin płatności najemca uiścił jedynie część należności, obowiązek podatkowy powstał od całej kwoty należnego czynszu.

Gdyby jednak najemca uiścił część należności już w poprzednim miesiącu (w przypadku o którym mowa w pytaniu - w lutym), wówczas w stosunku do zapłaconej części obowiązek podatkowy powstałby w lutym, natomiast w stosunku do pozostałej części - niezależnie od tego czy zapłata zostałaby dokonana, czy nie - obowiązek podatkowy powstałby w miesiącu, w którym upłynął termin płatności czyli w marcu.
 

Szczególne zasady określania obowiązku podatkowego dotyczą również sytuacji, w której umowa najmu ulega rozwiązaniu. Nawet więc w przypadku gdy wynajmujący nie otrzyma od najemcy czynszu za ostatni miesiąc, w którym usługa miała miejsce i tak powstanie u niego obowiązek podatkowy z tego tytułu.

Pamiętać zatem należy, że jeżeli najemca nie uiścił czynszu za ostatni miesiąc obowiązywania umowy, to fakt ten nie zwalnia wynajmującego z obowiązku rozliczenia podatku należnego za ten miesiąc. Obowiązek podatkowy w przypadku opisanym w pytaniu powstanie w kwietniu 2010 r.
 

Zawierając umowę najmu lokalu wynajmujący często pobierają kaucję w różnej wysokości. Zasady pobierania i zwrotu kaucji strony określają w umowie najmu. Pobrana kaucja - w przypadku gdy lokal będzie zwrócony bez zniszczeń - zostaje z reguły zwrócona z chwilą rozwiązania umowy. Zdarza się jednak, że strony decydują w momencie rozwiązywania umowy najmu, iż kaucja zostanie zaliczona na poczet czynszu np. za ostatni miesiąc trwania umowy. Wówczas pojawia się problem określenia momentu powstania obowiązku podatkowego z tego tytułu.

Kaucja stanowi gwarancję wykonania umowy, a w przypadku jej niewykonania stanowi odszkodowanie. Co do zasady, nie jest ona zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi w przypadku prawidłowego wykonania umowy. W świetle ustawy o VAT, otrzymanie przez podatnika kaucji stanowiącej zabezpieczenie wykonania umowy nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Nie jest to bowiem otrzymanie części należności. Nie można uznać jej ani za zaliczkę, ani za zadatek, ani tym bardziej za przedpłatę lub ratę.

Jednakże w przypadku podjęcia zgodnej decyzji najemcy i wynajmującego o zaliczeniu kaucji na poczet czynszu należy uznać, iż kaucja przekształciła się w tym momencie w zapłatę za świadczoną usługę najmu, która to zapłata podlega opodatkowaniu.
 

Najemca, który reguluje czynsz określony w umowie najmu, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu zakupionej usługi jeśli najem ten miał związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną. Co do zasady, prawo do odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę usługi związane jest ze spełnieniem dwóch podstawowych warunków:

• z otrzymaniem faktury dokumentującej daną usługę, oraz

• z wykonaniem usługi.

Jednak dla usług najmu wystarczającą przesłanką umożliwiającą najemcy odliczenie podatku naliczonego od nabywanej usługi najmu, jest otrzymanie faktury VAT dokumentującej tę usługę. Nie jest wymagane spełnienie warunku wykonania usługi, co wynika z wyłączeń zawartych w art. 86 ust. 12a ustawy o VAT.
 

Najemcy często mają wątpliwości, czy przysługuje im prawo do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, gdy umowa najmu uległa już rozwiązaniu. Często dopiero po zakończeniu umowy najmu zostaje rozliczony faktycznie czynsz za ostatni miesiąc świadczenia usługi najmu (czy też nawet za ostatnich kilka miesięcy). W takim przypadku faktura VAT dociera z reguły do najemcy już po rozwiązaniu umowy najmu.

Nie ma jednak przeszkód, aby odliczyć podatek naliczony z faktury za najem wystawionej za okres, w którym umowa obowiązywała. W sytuacji gdy faktura dokumentująca świadczenie usługi najmu w marcu wpłynęła do najemcy w kwietniu, prawo do odliczenia VAT powstało w kwietniu i w deklaracji za ten właśnie miesiąc (lub jeden z dwóch następnych) może być zrealizowane.
 

Cywilistyczne uregulowania pozostawiają w takiej sytuacji swobodę wyboru wynajmującemu, który może zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, bądź też żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Z reguły już w momencie zawierania umowy najmu strony określają sposób późniejszego wzajemnego rozliczenia ulepszeń.

Może się jednak zdarzyć, że umowa nie reguluje kwestii wzajemnych rozliczeń stron po jej zakończeniu. Jeżeli w umowie nie przewidziano sposobu rozliczeń nakładów ulepszających po zakończeniu umowy, to wynajmujący decyduje o tym, czy chce zatrzymać poczynione przez najemcę nakłady. Oczywiście strony muszą porozumieć się dodatkowo co do wartości poczynionych nakładów, a także sposobu i terminu zwrotu ewentualnej należności za zatrzymane przez wynajmującego ulepszenia.
 

Przepisy ustawy o VAT nie określają, czy zwrot nakładów ulepszających powinien zostać uznany za dostawę towaru czy usługę, jednak organy podatkowe zgodnie przyjmują, iż tego rodzaju rozliczenie poniesionych nakładów stanowi usługę opodatkowaną podatkiem VAT na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że przez świadczenie usługi rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7.
 

W przypadku rozliczenia nakładów ulepszających po zakończeniu umowy najmu uznać należy, że usługa ta wykonana jest w momencie dokonania rozliczenia między stronami. Obowiązek podatkowy w takim przypadku powstanie z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia dokonania tego rozliczenia. Jeżeli więc umowa uległa rozwiązaniu z końcem marca, a rozliczenie zwrotu nakładów ulepszających będzie miało miejsce w dniu 30 kwietnia, to obowiązek podatkowy i obowiązek wystawienia faktury powstanie najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia dokonania rozliczenia, czyli w kwietniu lub maju 2010 r.
 

Jak wynika z art. 224 i 225 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.) w przypadku bezumownego korzystania z lokalu korzystający w złej lub dobrej wierze od chwili, w której dowiedział się o wytoczeniu przeciwko niemu powództwa o wydanie rzeczy, obowiązany jest do wypłaty wynagrodzenia za korzystanie z rzeczy, zwrotu pożytków oraz odszkodowania z powodu zużycia, pogorszenia lub utraty rzeczy. Wynagrodzeniem za korzystanie z rzeczy objęte jest wszystko, co właściciel mógłby uzyskać, gdyby na podstawie odpowiedniego stosunku prawnego, oddał rzecz do odpłatnego korzystania innemu podmiotowi.

O tym, czy bezumowne korzystanie z nieruchomości podlega opodatkowaniu podatkiem VAT w myśl art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, decydować muszą w każdym przypadku konkretne okoliczności.

W sytuacji, gdy po zakończeniu stosunku zobowiązaniowego najemca nie chce opuścić nieruchomości, a wynajmujący dążąc do tego wytoczy przeciwko niemu powództwo o wydanie rzeczy, zasadne jest przyjęcie, że pomiędzy wynajmującym i korzystającym bezumownie z tej nieruchomości nie istnieje żaden jawny lub dorozumiany stosunek prawny (umowa), w ramach którego spełnione są świadczenia wzajemne. Świadczenie podatnika, nieoparte na tytule prawnym, wskazującym obowiązek świadczenia usług oraz wysokość wynagrodzenia - nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Odszkodowanie wypłacone w takich okolicznościach z tego tytułu nie jest płatnością za świadczenie usługi, lecz rekompensatą za pozbawienie właściciela prawa do swobodnego dysponowania nieruchomością i wynikłe z tego tytułu szkody.

Jeżeli natomiast po zakończeniu umowy dotychczasowy najemca nadal użytkuje lokal za zgodą właściciela, płacąc z tego tytułu określone kwoty, to należy uwzględnić w takim przypadku brzmienie przepisu art. 674 K.c. W myśl powołanego przepisu jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzecz za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony. Taka sytuacja wskazuje na kontynuację dotychczasowego stosunku zobowiązaniowego, który podlegał i dalej podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.