Nowe zasady fakturowania w 2013 r.

1. Ogólne zasady wystawiania faktur VAT

Czynności, które wykonywane są w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez podatników VAT muszą zostać udokumentowane w sposób określony w przepisach dotyczących rozliczania podatku VAT, czyli w ustawie o VAT i rozporządzeniach wykonawczych. Generalna zasada dotycząca dokumentowania transakcji opodatkowanych podatkiem VAT wyrażona została w przepisie art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy mają obowiązek wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Z kolei przepis § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur określa jakie dane powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT. W rozporządzeniu tym odnajdujemy również unormowania dotyczące terminu, w jakim podatnik ma obowiązek wystawić fakturę VAT. Zgodnie z § 9 tego rozporządzenia, fakturę wystawia się - co do zasady - nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru czy wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12. Jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

W przypadku gdy nabywcą towaru jest podatnik VAT, wystawienie faktury dokumentującej dokonaną transakcję jest obligatoryjne. Jeżeli natomiast nabywca jest osobą fizyczną niebędącą podatnikiem VAT, sprzedawca nie ma obowiązku dokumentowania transakcji fakturą VAT. Jednak podatnik na żądanie nabywcy powinien fakturę taką wystawić.

Od 1 stycznia 2013 r. zmianie ulegnie wiele zasad dotyczących dokumentowania transakcji podlegających opodatkowaniu VAT. Poniżej przedstawiamy najistotniejsze z nich, które zostały zaproponowane w projekcie zmian z dnia 10 października 2012 r. do rozporządzenia w sprawie faktur. W założeniu - rozporządzenie to będzie obowiązywało do końca czerwca 2013 r., a od 1 lipca 2013 r. przepisy dotyczące dokumentowania transakcji zostaną "przeniesione" (w zmienionej treści) do ustawy o VAT.

2. Podmioty wystawiające fakturę

Istotna zmiana będzie dotyczyła sposobu dokumentowania transakcji przez podatnika zwolnionego z VAT. Na mocy nowych regulacji podatnik ten będzie miał możliwość wyboru - czy udokumentować wykonaną czynność fakturą VAT, czy też rachunkiem, wystawionym na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.

W odniesieniu do faktur wystawianych przez nabywców towarów i usług znacznie złagodzono wymogi formalne. Kwestię wyboru "samofakturowania" i sposobu zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę pozostawiono w gestii stron transakcji.

Faktury będzie mogła również wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.

3. Zakres przedmiotowy faktury

W przepisach rozporządzenia w sprawie faktur zostaną również określone elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT. W porównaniu do aktualnie obowiązujących przepisów proponuje się wprowadzenie w tym zakresie kilku istotnych zmian.

Zlikwidowano obowiązek umieszczania na fakturach dokumentujących nabycie paliw numeru rejestracyjnego samochodu, jak również adnotacji "Faktura VAT-MP", "Faktura VAT-marża" oraz informacji, że podatek VAT rozlicza nabywca.

Wprowadzono przy tym obowiązek podania danych wynikających z art. 226 dyrektywy w sprawie VAT, czyli umieszczania na fakturze wyrazów: "metoda kasowa", "samofakturowanie", "procedura marży dla biur podróży", "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki", "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki", czy "odwrotne obciążenie".

Zlikwidowane mają być szczegółowe zasady wystawiania faktur w przypadku stosowania przez podatnika cen urzędowych. W tej sprawie sposób wyliczenia podatku pozostawiono do wyboru podatnika.

Ustalono także, że istnieć będzie możliwość wystawiania faktur zbiorczych za wszystkie transakcje dokonane w ciągu całego miesiąca kalendarzowego - wówczas faktura będzie musiała być wystawiona najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca, w którym miały miejsce dostawy towarów lub były świadczone usługi.

Faktury dokumentujące dostawy wewnątrzwspólnotowe będą mogły być wystawiane do 15. dnia następującego po miesiącu, w którym transakcje te miały miejsce.

4. Faktury uproszczone

W rozporządzeniu w sprawie faktur wprowadzona zostanie możliwość wystawiania faktur uproszczonych. Będą to dokumenty wystawiane wówczas, gdy kwota faktury (kwota należności ogółem) nie przekroczy 450 zł (albo 100 euro). Faktury uproszczone nie będą musiały zawierać imion i nazwisk lub nazw nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów a także danych takich jak:

miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
stawka podatku,
suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

pod warunkiem jednak, że faktura taka zawierać będzie dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.

5. Terminy wystawiania faktur

Projektowane rozporządzenie w sprawie faktur utrzymuje dotychczasową zasadę wystawiania faktur w terminie najpóźniej 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Nie przewiduje się wprowadzania zmian w zakresie terminów wystawiania faktur dokumentujących czynności, o których mowa w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-4 i 7-11 ust. 16a i 16b oraz art. 19a ustawy o VAT.

Dotychczasowe zasady dotyczące terminów wystawiania faktur VAT będą obowiązywały do końca czerwca 2013 r., kiedy wejdą w życie odpowiednie zmiany w tym zakresie do ustawy o VAT. Wówczas zmienią się w znaczący sposób zasady fakturowania i zacznie obowiązywać ogólna zasada, w myśl której fakturę wystawiać się będzie nie później niż 15. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. W przypadku otrzymania przed dokonaniem dostawy towarów lub przed wykonaniem usługi całości lub części zapłaty, fakturę wystawiać się będzie nie później niż 15. dnia od zakończenia miesiąca, w którym otrzymano całość lub część zapłaty.

Podtrzymana zostaje obecnie obowiązująca zasada, zgodnie z którą fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Bez zmian pozostawiono także zasady przechowywania faktur.

6. Dokumenty korygujące

Zakresem regulacji - zgodnie z projektem - objęto również zasady wystawiania faktur korygujących i duplikatów faktur, a także sposób i terminy przechowywania tych dokumentów. Na szczególną uwagę w tym zakresie zasługuje propozycja zlikwidowania możliwości wystawiania not korygujących. Jako dokumenty korygujące pozostaną - w zasadzie w niezmienionej formie - faktury korygujące. Natomiast w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik ponownie wystawiał będzie fakturę (duplikat), zgodnie z danymi zawartymi w egzemplarzu faktury będącym w posiadaniu nabywcy lub w posiadaniu podatnika (na wniosek nabywcy).

7. Autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści i jej czytelność

W projekcie rozporządzenia w sprawie faktur znalazł się zapis, zgodnie z którym to podatnik będzie musiał określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można będzie - w świetle projektowanych zmian - zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem wymienionych wyżej kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej będą uznane za zachowane w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.