Data otrzymania faktury elektronicznej

Sprzedawca wysłał do nas fakturę elektroniczną w dniu 31 marca 2017 r. i tego samego dnia wpłynęła ona na nasz serwer. Do skrzynki odbiorczej zalogowaliśmy się w 2 kwietnia br. i dopiero wówczas zapoznaliśmy się z jej treścią, natomiast wydrukowaliśmy ją w formie papierowej 1 czerwca. Który dzień jest datą otrzymania faktury elektronicznej dla celów podatku VAT?

Fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura elektroniczna powinna być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy) zapewniającym autentyczność jej pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury należy rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wyżej wymienione przymioty faktury, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, są zachowane w przypadku wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 1-5 tej ustawy). Wystawca faktury elektronicznej powinien mieć również na względzie, że ten rodzaj faktury wymaga akceptacji ze strony jej odbiorcy (art. 106n ust. 1 ustawy).

Pomimo, że kwestia momentu otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi faktury elektronicznej nie została uregulowana przez ustawodawcę, ustalenie tej daty nie powinno nastręczać trudności. Zdaniem redakcji, będzie to dzień, w którym podatnik otrzymał taką fakturę, to znaczy, że miał możliwość zapoznania się z jej treścią. O ile w przypadku faktury papierowej istotny będzie moment jej fizycznego posiadania, to gdy chodzi o fakturę elektroniczną będzie to na przykład dzień wpływu na pocztę (serwer) wiadomości e-mail z załączoną fakturą (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 czerwca 2014 r., nr ILPP4/443-201/14-2/EWW).

Jeżeli faktura udostępniana jest na serwerze innym niż tym należącym do nabywcy to przyjąć należy, że dniem jej doręczenia będzie dzień powiadomienia, że e-faktura została wygenerowana i udostępniona do pobrania (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 maja 2013 r., nr IPPP2/443-157/13-3/JW). Ważne aby taki plik był w formacie zapewniającym integralność treści faktury. To z kolei można osiągnąć między innymi poprzez wdrożenie odpowiednich procedur (kontroli) biznesowych zapewniających dodatkowo autentyczność pochodzenia i czytelność faktury.

Reasumując

W sytuacji opisanej w pytaniu, datą otrzymania faktury elektronicznej będzie dzień, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał e-mail z załączonym plikiem zawierającym fakturę, czyli 31 marca 2017 r. Nie ma w tych przypadkach znaczenia moment zalogowania się nabywcy do swojej poczty e-mail lub innego serwera gdzie faktura została udostępniona. Nie jest też istotne kiedy nabywca wydrukował fakturę, tym bardziej, że nie ma takiego obowiązku tak długo jak organ podatkowy tego nie zażąda.