Faktura korygująca wystawiona na błędne dane nabywcy

W dniu 2 stycznia 2024 r. za wykonaną usługę została wystawiona faktura, która została przesłana e-mailem do nabywcy. W dniu 3 stycznia br. otrzymaliśmy informację od nabywcy, że od 1 stycznia br. zmianie uległa jego nazwa (adres i NIP pozostały bez zmian). Zmienił się także e-mail, na który jesteśmy zobowiązani wysyłać faktury. Czy powinniśmy wystawić fakturę korygującą, która anulowałby wystawioną wcześniej fakturę do zera i wystawić ponownie fakturę, czy wystawić fakturę korygującą tylko na błędną nazwę nabywcy?

Fakturą, w myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie przez podatnika e-faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy ustawy o VAT nie regulują zasad dokonywania takiej akceptacji. Nie wynika z nich, czy akceptacja ta ma mieć formę pisemną czy elektroniczną. W praktyce przyjęto, że sprzedawca (wystawca faktury) na zasadzie domniemania zgody kontrahenta może wysyłać mu e-faktury dopóty, dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie.

W sytuacji, o której mowa w pytaniu, faktura pierwotna (e-faktura), która zawiera błędną nazwę nabywcy, może zostać poprawiona poprzez podanie właściwych danych nabywcy. Zmiana ta może być dokonana poprzez wystawienie:

przez nabywcę noty korygującej, która wymaga akceptacji wystawcy faktury, lub
przez sprzedawcę faktury korygującej, na której będą wskazane prawidłowe dane nabywcy.

Notą korygującą można bowiem poprawić pomyłki na fakturze, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, czyli m.in. miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto, stawki podatku, kwoty należności ogółem.

Natomiast fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę mogą być poprawione wszystkie elementy faktury pierwotnej.

Przy czym sporządzenie faktury korygującej przez sprzedawcę w sytuacji, o której mowa w pytaniu, nie powinno polegać na "wyzerowaniu" faktury pierwotnej, ale na zastąpieniu błędnych danych danymi poprawnymi. Podobnie uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 15 marca 2018 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO, zdaniem którego korygowanie błędnych danych nabywcy na fakturze poprzez korektę faktury "do zera" i wystawianie nowej faktury z prawidłowymi danymi nabywcy jest nieprawidłowe. W takim przypadku błąd musi zostać skorygowany przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej z prawidłową nazwą kontrahenta lub przez wystawienie przez nabywcę noty korygującej błędną nazwę.

Ponadto faktura, w której występują błędy jedynie w nazwie nabywcy, a jego NIP oraz adres są prawidłowe, nie pozbawia go prawa do odliczenia VAT. Jak bowiem wskazują organy podatkowe, błąd w nazwie nabywcy jest błędem formalnym i nie ma wpływu na ważność faktury, pod warunkiem że inne elementy zawarte na fakturze jednoznacznie pozwalają określić strony transakcji. Nabywca może, jak wskazano wcześniej, poprawić notą korygującą nieprawidłową nazwę i przekazać ją do akceptacji odbiorcy, chyba że otrzyma fakturę korygującą. Nabywca ma wówczas prawo do odliczenia VAT z wadliwie wystawionej faktury w terminach przewidzianych w ustawie o VAT, nawet gdy w tych terminach nabywca nie otrzyma podpisanej przez wystawcę faktury noty korygującej, ponieważ tego rodzaju wady techniczne nie mają wpływu na możliwość odliczenia VAT przez nabywcę, przy spełnieniu przesłanek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (i niespełnieniu przesłanek, o których mowa w art. 88 ustawy).

Sprzedawca jest zobowiązany wykazać w ewidencji VAT fakturę z błędną nazwą nabywcy. Błąd w nazwie nabywcy nie ma bowiem wpływu na obowiązek rozliczenia VAT z tytułu zrealizowanej transakcji. Następnie jest on zobowiązany wystawić fakturę korygującą, chyba że wcześniej otrzymał notę korygującą od nabywcy.

Gdy faktura korygująca została wystawiona już po złożeniu pliku JPK_VAT, a w przesłanym JPK_VAT sprzedawca wykazał błędne dane nabywcy wynikające z wystawionej faktury pierwotnej - należy złożyć korektę JPK_VAT. W poprawnie sporządzonej korekcie JPK_VAT, poza błędnie wykazaną fakturą, trzeba wykazać storno tej błędnej faktury z kwotami na "-", podając numer faktury pierwotnej (błędnej), oraz wprowadzić kolejny zapis z prawidłowymi danymi nabywcy z numerem faktury pierwotnej.

Gdyby zaś wystawienie faktury pierwotnej i korygującej miało miejsce jeszcze przed przesłaniem pliku JPK_VAT za dany okres, powyższą korektę można zastąpić jednym poprawnym zapisem.

Tak więc w sytuacji wskazanej w pytaniu, jeżeli sprzedawca nie otrzymał noty korygującej od nabywcy, którą zostałby poprawiony błąd widniejący na fakturze pierwotnej, to powinien sporządzić fakturę korygującą, w której wskaże prawidłową nazwę nabywcy. Jeśli uzgodnił z nabywcą, że wystawia mu e-faktury, to i w takiej formie powinien sporządzić fakturę korygującą, którą dostarczy mu w sposób uzgodniony z nabywcą.