Wystawianie zbiorczych faktur/faktur korygujących

Zgodnie z ogólną zasadą wystawiania faktur podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi na rzecz innego podatnika, jest zobowiązany do wystawienia faktury z tego tytułu. Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna być - co do zasady - wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Podatnicy mają również możliwość wystawiania faktur zbiorczych. Zatem nie ma przeszkód, aby podatnik na jednej fakturze zawarł wszystkie transakcje dokonane w ciągu miesiąca kalendarzowego na rzecz jednego klienta. Co istotne wystawianie faktur zbiorczych jest uprawnieniem sprzedawcy i w związku z tym nie ma on obowiązku wystawienia faktury zbiorczej (nawet na żądanie nabywcy).

Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 2 września 2024 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.449.2024.1.MŻ wyjaśnił, że:

"(...) w analizowanej sprawie nie ma przeszkód, aby wystawiali Państwo faktury zbiorcze, na których będą Państwo ujmowali wszystkie dostawy energii elektrycznej dokonane w danym okresie rozliczeniowym w ramach nowego modelu na rzecz użytkownika końcowego w danym miesiącu (...)". W tym przypadku w ramach nowego modelu spółka z o.o. będzie wystawiała fakturę po zakończeniu danego okresu (z zasady miesiąca), na której będzie informacja zarówno odnośnie terminu płatności oraz informacja odnośnie płatności już dokonanych przez użytkownika końcowego. Wystawione w ten sposób faktury będą odnosić się z zasady do już opłaconych przed upływem terminu płatności sesji ładowania.

Odnośnie danych, które powinny znaleźć się na wystawianej fakturze zbiorczej wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 11 maja 2023 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.110.2023.2.AWY, tj. faktura zbiorcza winna być wystawiona w taki sposób, jak faktura "standardowa". Zatem na fakturze zbiorczej podatnik powinien zamieścić dane określone w art. 106e ust. 1 ustawy, tj. m.in.:

• datę wystawienia faktury,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaży zwolnionej od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Dodatkowo organ podatkowy zwrócił uwagę na przepis art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W konsekwencji: "(...) Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy, wskazać należy, że w wystawionej fakturze dokumentującej dostawy zrealizowane w danym miesiącu (fakturze zbiorczej) obowiązani są Państwo zamieścić wszystkie daty poszczególnych transakcji dokumentowanych tą fakturą (...)".

Podatnicy mogą również wystawiać zbiorcze faktury korygujące. Na podstawie art. 106j ust. 3 ustawy o VAT w przypadku, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie. Taka korekta:

1) powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka,

2) może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą - w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Szef KAS w zmienionej interpretacji indywidualnej z dnia 19 maja 2025 r., nr DOP7.8101.54.2023.APMU wyjaśnił, że:

• art. 106j ust. 3 ustawy o VAT dopuszcza możliwość wystawiania faktur zbiorczych, tj. gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, kiedy zmiana ceny dotyczy dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie - w takiej sytuacji zbiorcza faktura korygująca nie musi zawierać wszystkich informacji o fakturze pierwotnej;
• w pozostałych przypadkach również można wystawiać zbiorcze korekty, ale te muszą już zawierać wszystkie elementy wskazane w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.

Zatem - zgodnie ze stanowiskiem Szefa KAS - zbiorcza faktura korygująca wystawiona w przypadku opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do dostaw towarów lub usług świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie zawiera następujące dane:

1) w przypadku, gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów lub świadczonych usług w danym okresie:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca - w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;
• następujące dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub udzielana obniżka;

2) w przypadku, gdy korekta dotyczy części dostaw towarów lub świadczonych usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie:

• wszystkie ww. elementy wymienione w pkt 1 oraz dodatkowo
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą.

Ze zmienionej interpretacji indywidualnej wynika, że usługi obejmujące wzniesienie budynku mieszkalnego oraz instalacji wewnątrz tego budynku podlegają opodatkowaniu stawką VAT w wysokości 8%, natomiast Wnioskodawca wystawił faktury ze stawką podstawową 23% VAT. Pojawiły się zatem wątpliwości czy ma on prawo dokonania zbiorczej korekty wszystkich faktur wystawionych na fundację, jeżeli korekta dotyczy błędnej stawki VAT.

Zdaniem Szefa KAS w przedstawionej sytuacji: "(...) możliwe jest wystawienie faktury zbiorczej korygującej również w innych przypadkach niż obniżka czy upust ceny, ale w takim przypadku nie ma możliwości skorzystania z uproszczeń wynikających z art. 106j ust. 3 ustawy o VAT. Zatem Wnioskodawca nie będzie uprawniony do wystawienia jednej zbiorczej faktury korygującej na rzecz Fundacji - gdzie jak sam wskazał w jej treści zostaną wskazane tylko numery faktur pierwotnych - które podlegają korekcie, odnoszącej się do danego okresu, gdyż przepisy prawa dopuszczają możliwość wystawienia zbiorczych korekt faktur jedynie w sytuacji, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki. W pozostałych przypadkach przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie dopuszczają takiej możliwości i taka faktura korygująca musi spełniać wszystkie warunki określone dla faktur korygujących wskazane w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Skoro korekta faktur wystawiana jest ze względu na zastosowanie niewłaściwej stawki podatku do wykonanych robót budowlanych - nie jest uprawnione zastosowanie art. 106j ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, gdyż przepis ten dotyczy jedynie sytuacji, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny (podkreślenie redakcji) (...)".

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT na fakturze objętej obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności podatnik zobowiązany jest umieścić specjalną adnotację w postaci zapisu "mechanizm podzielonej płatności". Obowiązek zamieszczania takiej informacji dotyczy wyłącznie faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Uwaga

Jeżeli wystawiona faktura zbiorcza potwierdza dokonane na rzecz podatnika dostawy towarów/świadczenie usług wykazanych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT i wartość tej faktury przekracza 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, to fakturę tę należy oznaczyć wyrazami "mechanizm podzielonej płatności". Taka faktura powinna być również przez nabywcę (podatnika) opłacona w ramach mechanizmu podzielonej płatności.

Powyższe stanowisko potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 4 stycznia 2022 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.633.2021.3.AKA, tj.: "(...) skoro Wnioskodawca (podatnik VAT) otrzymał faktury zbiorcze od podatnika VAT z adnotacją »mechanizm podzielonej płatności«, które to faktury dokumentowały sprzedaż towaru wymienionego w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (paliwa), a kwota należności ogółem poszczególnych faktur stanowiła kwotę przekraczającą 15.000 zł, to zachodził obowiązek wynikający z art. 108a ust. 1a ustawy, tj. obowiązek zapłaty należności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (...)".