Duplikat faktury w pliku JPK_VAT

W dniu 3 lutego 2025 r. otrzymałem duplikat faktury zakupu towaru z datą wystawienia 3 lutego 2025 r. Faktura pierwotna nigdy do mnie nie dotarła. Pierwotna faktura wystawiona była w dniu 27 grudnia 2024 r. Jaką datę zakupu wpisać w pliku JPK_VAT? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1511486)

Gdy dochodzi do zaginięcia lub zniszczenia faktury, wówczas - w zależności od okoliczności - podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, lub nabywca (o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1 ustawy o VAT - Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), lub podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy o VAT (czyli organ egzekucyjny/komornik sądowy), wystawia ponownie fakturę.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać datę jej wystawienia oraz może zawierać wyraz "DUPLIKAT".

Przy czym przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów nie mają zastosowania do faktur ustrukturyzowanych, bowiem faktury te w KSeF są przechowywane przez 10 lat i nabywca może w każdej chwili pobrać przesłaną mu fakturę.

Podatnik z przysługującego mu prawa do odliczenia VAT może skorzystać w rozliczeniu za okres, w którym z tytułu danej transakcji powstał obowiązek podatkowy u sprzedającego. Prawo to nie może być jednak zrealizowane wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę potwierdzającą zakup. Jeżeli natomiast podatnik nie dokonał odliczenia VAT w ww. terminie, to może to uczynić w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych (gdy VAT rozlicza miesięcznie) bądź w deklaracji za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (gdy VAT rozlicza kwartalnie).

Przedstawione zasady odliczania VAT mają także zastosowanie do duplikatów faktur. Przy czym termin odliczenia VAT z duplikatu faktury uzależniony jest od tego, czy pierwotny dokument zakupu dotarł do adresata i następnie zaginął, czy też w ogóle podatnik go nie otrzymał. W przypadku gdy podatnik odliczył VAT z otrzymanej faktury, która następnie uległa zniszczeniu/zaginęła, duplikat stanowi wyłącznie potwierdzenie prawa do tego odliczenia. Natomiast gdy pierwotna faktura nie dotarła do nabywcy, duplikat należy traktować jak oryginał faktury. Wówczas prawo do odliczenia VAT przysługuje we wcześniej wskazanych terminach.

Powyższa praktyka znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 3 stycznia 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.780.2022.4.ICZ.

Jeżeli chodzi o wskazanie właściwych danych w pliku JPK_VAT, to należy wyjaśnić, że ewidencja w zakresie rozliczenia VAT zawiera dane wynikające z faktur lub innych dokumentów będących podstawą odliczenia, otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Dane z ww. faktur lub innych dokumentów obejmują m.in. datę wystawienia faktury lub dokumentu i datę wpływu faktury lub dokumentu.

Duplikat odzwierciedla dane wynikające z pierwotnej faktury, czyli m.in. datę wystawienia i co do zasady datę sprzedaży oraz musi dodatkowo zawierać datę wystawienia duplikatu.

]

Przykładowe wzory faktur dostępne w programie DRUKI Gofin w dziale Podatek VAT

Dla nabywcy, do którego nie dotarła pierwotna faktura, to duplikat stanowi dowód zakupu, który musi zawierać datę jego wystawienia. W przypadku gdy pierwotna faktura nie dotarła do odbiorcy, odliczenia VAT może dokonać zgodnie z datą otrzymania duplikatu, w konsekwencji w pliku JPK_VAT powinna być wpisana data wystawienia duplikatu.

Nadmienić należy, że sprzedawca, który wystawia duplikat, nie ujmuje go w pliku JPK_VAT, ponieważ w pliku tym została już wykazana faktura pierwotna z datą jej wystawienia oraz (lub) z datą sprzedaży. Jeśli nabywca w pliku JPK_VAT w polu "DataZakupu" poda datę wystawienia duplikatu, to będzie on miał wykazaną inną datę niż sprzedawca.