Rozliczenie VAT z duplikatu faktury

W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sporządza się jej duplikat. Wystawiany jest on na podstawie posiadanego przez jedną ze stron egzemplarza faktury i jest w zasadzie czynnością polegającą na ponownym wystawieniu faktury, zgodnie z danymi w niej zawartymi.

Kiedy wystawia się duplikat faktury?

Jeżeli faktura została zniszczona lub zagubiona przez nabywcę, to powinien zwrócić się on z wnioskiem do podatnika - wystawcy faktury pierwotnej o duplikat faktury sporządzony zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika. Kwestię tę reguluje art. 106l ustawy o VAT. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, bowiem dokumentuje on to samo zdarzenie gospodarcze co faktura pierwotna i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Także nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy) lub art. 106k ust. 1 ustawy (sporządzajacy notę korygującą), wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

Również organ egzekucyjny lub komornik sądowy (o których mowa w art. 106c ustawy o VAT), wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Przepisy o VAT nie wskazują, w jakiej formie ma być wyrażona prośba o sporządzenie duplikatu faktury. Nie ma więc przeszkód, aby był on wystawiony na podstawie prośby ustnej. Można również złożyć w tej sprawie wniosek na piśmie.

Duplikat sporządzony przez podmiot przekształcony

Zagadnienie sukcesji podatkowej regulują art. 93-93e Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.). W przepisach tych ustawodawca wymienił katalog sytuacji, w których zachodzi sukcesja podatkowa, czyli sukcesja praw i obowiązków następców prawnych oraz podmiotów przekształcanych.

Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 19 stycznia 2016 r., nr IPTPP3/4512-537/15-2/ALN, aby określić zakres przejmowanych przez następcę prawnego praw i obowiązków, należy dokonać oceny nie tylko przepisów Ordynacji podatkowej, ale także innych aktów prawnych oraz ustalić, jakie przepisy w konkretnej sytuacji mogą znaleźć zastosowanie. Ponadto wskazał, że istotą przekształcenia jest zmiana formy prawnej, w której funkcjonuje dany podmiot. Podmiot przekształcany nie jest traktowany jako podmiot likwidowany, gdyż prowadzona przez niego działalność, przy wykorzystaniu tego samego majątku, będzie kontynuowana w innej formie prawnej. Skutkiem przekształcenia jest wstąpienie we wszelkie prawa i obowiązki podmiotu przekształcanego.

Jeśli więc następca prawny przejmie wszelkie prawa i obowiązki podmiotu przekształconego, to zdaniem organu interpretacyjnego, w tym także w zakresie wystawiania duplikatów faktur. Podmiot będący następcą prawnym ma prawo, a zarazem i obowiązek, sporządzić duplikaty faktur. W takim przypadku duplikat faktury powinien zostać wystawiony zgodnie z danymi zawartymi na kopii faktury bądź faktury korygującej. W związku z tym, że wystawiony duplikat ma stanowić egzemplarz jednobrzmiący z dokumentem pierwotnym, to powinien zawierać jako nazwę sprzedawcy nazwę podmiotu wskazanego na fakturze pierwotnej.

Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury

Podatnik VAT ma zasadniczo prawo do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres rozliczeniowy (miesiąc bądź kwartał), w którym w stosunku do danej transakcji powstał obowiązek podatkowy, oraz przy spełnieniu warunku, jakim jest otrzymanie faktury potwierdzającej zakup. Przepisy o VAT nie wskazują szczególnych uregulowań dotyczących terminu odliczania VAT z duplikatu faktury. Należy tu więc stosować zasadę ogólną.

Termin odliczenia VAT z otrzymanego duplikatu faktury zależy od tego, czy pierwotna faktura wcześniej dotarła do adresata i następnie zaginęła bądź uległa zniszczeniu, czy też w ogóle adresat jej nie otrzymał.

W przypadku gdy nabywca dokonał odliczenia VAT z otrzymanej faktury, która następnie zaginęła, wówczas duplikat stanowi jedynie formę potwierdzenia wcześniej już zaewidencjonowanego zdarzenia. Data otrzymania duplikatu nie ma w tym przypadku znaczenia (przykład 1).

Gdyby jednak faktura pierwotna nigdy nie dotarła do nabywcy i w związku z tym podatnik nie mógł odliczyć VAT, to w takiej sytuacji otrzymany duplikat traktowany jest jak faktura pierwotna. Prawo do odliczenia przysługuje w takim przypadku na zasadach ogólnych, czyli w rozliczeniu za okres, w którym z tytułu danej transakcji powstał obowiązek podatkowy u sprzedającego. Prawo to jednak nie może być zrealizowane wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę potwierdzającą zakup (przykład 2).

Przykład 1

Podatnik zakupił towar w lipcu 2016 r., pierwotną fakturę otrzymał także w lipcu, ale przed ujęciem w rejestrach i deklaracji VAT faktura zaginęła. VAT z tej faktury nie został odliczony. Podatnik wystąpił o wystawienie duplikatu. Otrzymał go w listopadzie br. Odliczenia VAT może dokonać poprzez korektę deklaracji VAT za lipiec, bowiem terminy złożenia deklaracji VAT za ten miesiąc, a także za kolejne dwa okresy rozliczeniowe, tj. za sierpień i wrzesień br., już minęły.

Przykład 2

Podatnik nabył towar w październiku 2016 r. Nie otrzymał jednak faktury i wystąpił o wystawienie duplikatu, który uzyskał w listopadzie br. Odliczenia VAT naliczonego z duplikatu może dokonać w deklaracji za listopad. Jeżeli w tym miesiącu nie dokona odliczenia, będzie mógł odliczyć VAT w deklaracji za grudzień 2016 r. lub styczeń 2017 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.)