Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (757) z dnia 10.01.2012

Odliczanie VAT z duplikatu faktury

Regulacje w zakresie wystawiania duplikatów faktur zawiera § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. nr 68, poz. 360). W uproszczeniu mówiąc - duplikat faktury jest "przepisaną" fakturą pierwotną, wystawioną na wniosek nabywcy. Faktura (faktura korygująca) wystawiona ponownie musi zawierać dodatkowo wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury (faktury korygującej) ma taką samą moc prawną, jak faktura pierwotna.

Warto jednak zwrócić uwagę, że przepisy wprost wskazują, kiedy wystawia się duplikat faktury (faktury korygującej), tj. gdy oryginał faktury (faktury korygującej) ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Inne przypadki wystawienia duplikatu są zatem niedopuszczalne.

W praktyce może być jednak tak, że oryginał faktury zaginie (ulegnie zniszczeniu):

1) już po odliczeniu VAT z faktury pierwotnej,

2) przed odliczeniem VAT z ww. faktury.

Odliczenie VAT z duplikatu, który uległ zniszczeniu (zagubieniu) po odliczeniu VAT z oryginału

Jeżeli podatnik wystąpił o wystawienie duplikatu w przypadku, gdy już dokonał odliczenia VAT z faktury pierwotnej, to należałoby uznać, że duplikat potwierdza jedynie prawo do odliczenia VAT w przeszłości i nie wywołuje żadnych skutków w VAT. Duplikat stanowi wówczas jedynie dowód, iż podatnik posiadał prawo do odliczenia VAT. Powinien on być zatem dołączony do dokumentacji za okres rozliczeniowy, w którym podatnik odliczył VAT (w miejsce faktury pierwotnej).

Uwaga! W przypadku, gdy zaginie (ulegnie zniszczeniu) oryginał faktury, który był podstawą odliczenia VAT, podatnik powinien jak najszybciej zwrócić się o wystawienie duplikatu. Brak tych dokumentów może być podstawą do zakwestionowania przez organy podatkowe rozliczenia VAT (por. wyrok WSA w Bydgoszczy z 23 marca 2010 r., sygn. akt I SA/Bd 11/10 - orzeczenie prawomocne).

Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury, gdy nie odliczono VAT z faktury pierwotnej

Jeżeli oryginał faktury w ogóle nie dotarł do nabywcy (np. zaginął), wówczas duplikat powinien być traktowany na równi z fakturą pierwotną. Podatnikowi przysługuje zatem prawo do odliczenia VAT w miesiącu (kwartale) otrzymania tego duplikatu lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (jeżeli dla danego zakupu nie przewidziano odrębnego terminu odliczenia VAT).

Nieco więcej wątpliwości jest w zakresie terminu odliczania VAT w sytuacji, gdy faktura oryginalna dotarła do nabywcy (np. została odnotowana w książce korespondencji), lecz uległa zniszczeniu lub zagubieniu jeszcze przed jej ujęciem w ewidencji zakupu. W tym przypadku zazwyczaj stawiana jest teza, że termin odliczenia VAT zależy od daty otrzymania faktur pierwotnych (a nie duplikatów tych faktur). Takie też stanowisko zaprezentował np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 12 kwietnia 2010 r., nr ITPP1/443-24/10/MS czy WSA w Poznaniu w wyroku z 29 lipca 2010 r., sygn. akt I SA/Po 368/10 (orzeczenie prawomocne). Sąd uznał, że w związku z odnotowaniem wpływu faktury pierwotnej do firmy, podatnik był uprawniony do odliczenia VAT w miesiącu (kwartale) otrzymania tej faktury (lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych). Przyjęcie rozwiązania, że istotna jest data otrzymania duplikatu doprowadziłoby do możliwości wyboru przez podatnika miesiąca (kwartału), w którym skorzysta z prawa odliczenia podatku naliczonego: w momencie otrzymania oryginału czy otrzymania duplikatu, a to - zdaniem sądu - jest niedopuszczalne:

"(...) podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, które powstaje z chwilą otrzymania dokumentu potwierdzającego dokonanie czynności nabycia towaru lub usługi. Dokumentem tym zaś, co do zasady, jest oryginał faktury. Jego ewentualne zaginięcie po otrzymaniu przez podatnika oryginału faktury i wystawienie w związku z tym duplikatu faktury nie zmienia określonego w ustawie terminu odliczenia podatku naliczonego, ponieważ prawo to już powstało - podatnik otrzymał oryginał faktury i winien zgodnie z przepisami co do terminów rozliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury obniżyć podatek należny. (...)"