Poradnik VAT nr 1 (313) z dnia 10.01.2012

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT

Dokumentowanie czynności wykonywanych przez podatników VAT odbywa się według ściśle określonych zasad. Przepis art. 106 ustawy o VAT zawiera ogólne unormowania dotyczące obowiązku wystawiania faktur VAT przez podatników tego podatku. Przy dokumentowaniu czynności opodatkowanych podatkiem VAT, należy jednak zwrócić uwagę na uregulowania w tym zakresie, zawarte w rozporządzeniu w sprawie faktur. W rozdziale 3 tego rozporządzenia określono bowiem szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, jakie dokumenty te powinny zawierać, a także sposób i okres ich przechowywania przez podatników.

Zasady te powinny być bezwzględnie respektowane przez podatników, bowiem to na nich spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania każdej transakcji.

1. Elementy faktury VAT

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem § 5 ust. 10 i 11;

3) numer kolejny faktury oznaczonej jako "Faktura VAT";

4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;

5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;

7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

9) stawki podatku;

10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Z powołanego wyżej przepisu wynika, że na fakturze podatnik ma obowiązek podania daty jej wystawienia, jednak nie ma obowiązku podawania daty sprzedaży. Jeżeli więc data wystawienia faktury i data sprzedaży są takie same, wystarczy gdy na fakturze podatnik umieści datę wystawienia faktury. Tylko w sytuacji gdy daty te są różne, podatnik musi podać oprócz daty wystawienia faktury, również datę sprzedaży.

Warto również dodać, że w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, jednak pod warunkiem podania daty wystawienia faktury.

Nie ma również obowiązku podawania na fakturze wartości sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu. Konieczne jest z kolei podawanie sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, a także kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem (§ 5 ust. 1 pkt 10-12 ww. rozporządzenia).

Na fakturach VAT nie ma ponadto obowiązku podawania kwoty należności brutto wyrażonej słownie.

Uwaga

Nie jest konieczne wyszczególnienie na fakturze kwot podatku, jeżeli wartość sprzedaży opodatkowanej dla danej stawki podatku wraz z podatkiem jest niższa od 7,38 zł (§ 5 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur).

Pamiętać jednak należy, że w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT, na fakturze podaje się również:

1) symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol, lub

2) przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub

3) przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie.

Pewne różnice w kwestii elementów faktury związane są również z tym, kto jest nabywcą towaru czy usługi. Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, bądź też na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy, określonych w § 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur, tj. numerów identyfikacji podatkowej.

Numerów tych nie muszą zawierać również faktury wystawiane:

1) nabywcom eksportowanych towarów,

2) uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych,

3) nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż: energii elektrycznej, cieplnej i chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy.

Sprzedaż opodatkowana w systemie marży

Podatnicy, którzy stosują opodatkowanie według przepisów szczególnych polegających na opodatkowaniu jedynie marży, fakturę VAT oznaczają jako "Faktura VAT marża". Zamiast takiego oznaczenia podatnik może zastosować odesłanie do odpowiednich przepisów (§ 5 ust. 8 rozporządzenia w sprawie faktur), tj. do:

a) art. 119 ustawy o VAT lub art. 306 dyrektywy w sprawie VAT,

b) art. 120 ustawy o VAT lub art. 313 ww. dyrektywy.

Ponadto na fakturze VAT marża nie wykazuje się: ceny jednostkowej netto, wartości netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki, kwot podatku.

Brak obowiązku wykazywania wartości netto i kwot podatku wiąże się z faktem, iż podatek należny od transakcji dokumentowanych fakturami VAT marża nie podlega odliczeniu u nabywcy.

Faktury wystawiane przez nabywców towarów i usług

Wystawianie faktur, faktur korygujących i duplikatów przez nabywcę towaru lub usługi w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę możliwe jest (na podstawie przepisu § 6 rozporządzenia w sprawie faktur) m.in. wówczas, gdy między stronami zawarta jest stosowna umowa w przedmiotowej sprawie. Pisemną informację o zawarciu ww. umowy należy dostarczyć w terminie 14 dni od jej zawarcia właściwemu dla nabywcy naczelnikowi urzędu skarbowego. Umowa o wystawianie faktur przez nabywcę nie może być zawarta na okres dłuższy niż 2 lata.

Uwaga

W umowie o wystawianie faktur przez nabywcę towarów lub usług należy dodatkowo określić, jakich towarów lub usług ww. umowa dotyczy. Wówczas w zakresie objętym tą umową faktury może wystawiać jedynie nabywca. Natomiast w zakresie nieobjętym przedmiotową umową - faktury wystawia dostawca według zasad ogólnych.

Faktura wystawiana przez nabywcę, oprócz standardowych elementów określonych w § 5 rozporządzenia w sprawie faktur zawierać powinna:

• informację, kto jest wystawcą faktury,
   
• informację, że faktura została wystawiona w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego na fakturze jako sprzedawca,
   
• akceptację w formie podpisu osoby uprawnionej przez dostawcę.

Faktury elektroniczne

Aktem prawnym umożliwiającym wystawianie oraz przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661).

Należy jednak pamiętać, iż faktury w formie elektronicznej są traktowane dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak zwykłe faktury VAT. Oznacza to, że dokumenty te wystawiane mogą być przez zarejestrowanych podatników VAT w sytuacji wykonania przez nich czynności podlegającej opodatkowaniu. Powołane powyżej rozporządzenie wskazuje jedynie zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, oraz ich przechowywania, natomiast wszelkie inne zasady, które dotyczą zwykłych faktur VAT muszą również być przestrzegane w przypadku e-faktur.

Podobnie jak faktury VAT wystawiane w formie papierowej, tak samo faktury elektroniczne muszą odpowiadać wszystkim wymogom ustawy o VAT, jak również zawierać elementy wymienione w przepisie § 5 rozporządzenia w sprawie faktur.

Na podstawie przepisu § 6 ust. 4 i 5 ww. rozporządzenia akceptacja faktury elektronicznej wystawionej przez nabywcę towaru lub usługi powinna być wyrażona przez dostawcę również w formie elektronicznej. Jedynie gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają dokonanie akceptacji w powyższej formie, podatnik dokonuje akceptacji w formie podpisu na czytelnym wydruku przesłanej mu faktury. Zasada ta dotyczy również not korygujących wystawianych w formie elektronicznej (§ 15 ust. 7 ww. rozporządzenia).

W sytuacji gdy faktura wystawiona w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Stanowi o tym przepis § 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur.

Uwaga

Faktury i faktury korygujące wystawione w formie elektronicznej nie muszą zawierać oznaczenia "Oryginał" lub "Kopia". Do faktur wystawianych w formie elektronicznej nie ma również zastosowania przepis dotyczący wystawiania faktur i faktur korygujących w dwóch egzemplarzach.

Istnieje możliwość wystawiania duplikatów do faktur i faktur korygujących wystawionych w formie elektronicznej. Na podstawie przepisu § 20 ust. 5 ww. rozporządzenia sprzedawca zobowiązany jest zachować ten duplikat w swojej dokumentacji.

Należy również zaznaczyć, że do dokumentów wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej stosuje się również przepisy stanowiące o terminie i sposobie przechowywania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów. Zatem również faktury elektroniczne podatnicy muszą przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Terminy wystawiania faktur

Terminy, w jakich wystawiane są faktury VAT regulują przepisy § 9-11 rozporządzenia w sprawie faktur.

Zasadniczo fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Jeżeli podatnik w wystawionej fakturze określa wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży (co ma jednak zastosowanie wyłącznie w przypadku dokonywania sprzedaży o charakterze ciągłym) - faktura wystawiona musi być nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę - fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Ta sama zasada obowiązuje przy każdej kolejnej zaliczce.

Istnieje jeszcze cała lista przypadków, w których faktura wystawiana jest na zasadach szczególnych.

W przypadkach określonych w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-4 i 7-11, ust. 16a i ust. 16b oraz 19a ustawy, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Dotyczy to m.in. dostaw następujących towarów i świadczenia usług:

• dostaw lokali i budynków,
   
• dostaw energii cieplnej, elektrycznej, chłodniczej i gazu przewodowego,
   
• usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
   
• usług rozprowadzania wody,
   
• usług związanych z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków,
   
• usług transportu osób i ładunków,
   
• usług spedycyjnych i przeładunkowych,
   
• usług w portach morskich i handlowych,
   
• usług budowlanych i budowlano-montażowych itd.,
   
• importu usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT.

Faktury, o których mowa powyżej, nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego, z tym że zasada ta nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostaw energii elektrycznej i cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.