Gazeta Podatkowa nr 39 (871) z dnia 14.05.2012

Zagubiona faktura a rozliczenie VAT

W trakcie sprawdzania dokumentów za 2011 r. stwierdziłam, że brakuje mi faktury z kwietnia 2011 r. Fakturę wcześniej miałam, bo odliczyłam z niej VAT i zaksięgowałam. Teraz jej nie posiadam. Co w tej sytuacji powinnam zrobić?

Czytelniczka powinna postarać się o duplikat zaginionej faktury. W przypadku gdy oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Wynika to z § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360). Przy czym faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "duplikat" oraz datę jej wystawienia.

Duplikat faktury traktowany jest na równi z jej oryginałem. Termin odliczenia VAT jest więc uzależniony od tego, czy oryginał faktury wcześniej dotarł do adresata i następnie zaginął bądź uległ zniszczeniu, czy też w ogóle do niego nie dotarł. W sytuacji gdy pierwotna faktura w ogóle nie dotarła do odbiorcy, odliczenie VAT z jej duplikatu powinno nastąpić za okres rozliczeniowy, w którym otrzymano duplikat lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast w przypadku gdy faktura pierwotna dotarła do podatnika i następnie zaginęła (tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu), po odliczeniu wynikającego z niej podatku VAT, otrzymany duplikat faktury podatnik powinien dołączyć do dokumentów okresu rozliczeniowego, za który skorzystał z prawa do odliczenia VAT z faktury pierwotnej.

Podobne stanowisko zaprezentował WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 29 lipca 2010 r., sygn. akt I SA/Po 368/10 (orzeczenie prawomocne). Jak wskazał Sąd, prawo do odliczenia VAT powstaje zasadniczo z chwilą otrzymania faktury. Jej ewentualne zaginięcie po otrzymaniu przez podatnika i wystawienie w związku z tym duplikatu faktury nie zmienia określonego w ustawie terminu do odliczenia VAT. Tak więc otrzymanie dokumentów w postaci faktur, potwierdzających nabycie towaru (lub usługi), rodzi nie tylko konsekwencję w postaci powstania prawa do odliczenia VAT, ale też skutek w postaci skonkretyzowania ram czasowych, w obrębie których podatnik może z tego prawa skorzystać. Zdaniem Sądu skutek ten nie może powstać po raz drugi z chwilą otrzymania duplikatów faktur, gdyż nie dokumentują one żadnej nowej czynności obrotu, a jedynie ponownie potwierdzają czynność wcześniej dokonaną.