Błędy w fakturach spowodowane awarią programu komputerowego

W wystawionych przez nas fakturach pojawiły się błędy spowodowane nieprawidłowym działaniem programu komputerowego. Stwierdziliśmy, że brak jest w nagłówku słowa "VAT", a także kolumna "stawka VAT" ma wpisaną wartość 0% zamiast 23%. Jest to błąd w oznaczeniu kolumny, bo wyliczenia i podsumowanie jest właściwe, nie ma błędów rachunkowych. Faktury zostały już wprowadzone do obrotu. W jaki sposób należy je skorygować?

Dokumenty wystawiane dla potrzeb transakcji opodatkowanych podatkiem VAT mają bardzo sformalizowany charakter. Faktury zawierające błędy w niektórych przypadkach pozbawiają nabywcę prawa do odliczenia podatku naliczonego w nich określonego.

Dlatego też w oparciu o regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie faktur, podatnik powinien skorygować błędnie sporządzone faktury.

Dokumentami korygującymi określonymi w tym przepisie są faktury korygujące oraz noty korygujące.

Na podstawie § 13 i § 14 rozporządzenia w sprawie faktur, faktury korygujące wystawia się w przypadku:

1) udzielenia rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej,

2) zwrotu sprzedawcy towarów,

3) zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT,

4) zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu,

5) podwyższenia ceny po wystawieniu faktury pierwotnej,

6) stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Jak wynika z powołanych regulacji, faktury korygujące służą do poprawiania wszystkich elementów faktury pierwotnej, a zatem nie tylko danych liczbowych, ale również elementów identyfikujących strony transakcji, daty zawarcia transakcji, numeru dokumentu itd.

Z kolei noty korygujące wystawiane są - zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur - przez nabywcę towarów lub usług w ściśle określonych przypadkach, a mianowicie gdy w fakturze pierwotnej wystąpiła pomyłka wiążąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy lub nabywcy lub oznaczeniem towaru albo usługi. Za pomocą noty korygującej nie można korygować pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt 6-12, które dotyczą: jednostek miary oraz danych liczbowych: ilości, wartości, stosowanej stawki podatku itd.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu mamy do czynienia z błędem w oznaczeniu faktury polegającym na wpisaniu słowa "FAKTURA" zamiast "FAKTURA VAT". Tego rodzaju nieprawidłowość może być poprawiona poprzez wystawienie noty korygującej przez nabywcę. Jednak drugi z błędów, o których mowa w pytaniu dotyczy stawki VAT na fakturze. Co prawda, jak stwierdził Czytelnik, nie jest to błąd rachunkowy mający wpływ na prawidłowość opodatkowania transakcji, jednak wpisanie w rubryce "stawka VAT 0% zamiast stawki podstawowej, nie może pozostać bez wpływu na prawidłowość takiego dokumentu. Tego rodzaju pomyłkę - zdaniem redakcji - należy bezwzględnie poprawić poprzez wystawienie faktury korygującej.

Jeśli nabywca z jakichkolwiek przyczyn nie wystawi noty korygującej, to sprzedawca może obydwa błędy poprawić za pomocą faktury korygującej. Dokument ten bowiem umożliwia korygowanie błędów w każdej pozycji faktury.