Gazeta Podatkowa nr 41 (978) z dnia 23.05.2013

Żądanie wystawienia duplikatu faktury

Kontrahent poprosił mnie o wystawienie duplikatu faktury. Czy muszę mieć pisemną prośbę nabywcy o wydanie duplikatu? Jakie oznaczenia powinien zawierać duplikat?

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W praktyce zdarza się, że nabywca nie otrzymał faktury, mimo iż sprzedawca ją wysłał, bądź też uległa ona zniszczeniu. W takiej sytuacji należy uzyskać jej duplikat. Jest to istotne z uwagi na fakt, że faktura jest podstawowym dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT.

W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia sporządza ponownie fakturę na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika. Wynika to z § 20 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 ze zm.).

Z powołanego przepisu wynika, że duplikat wystawiany jest na podstawie posiadanego przez jedną ze stron egzemplarza faktury i jest w zasadzie czynnością polegającą na jej ponownym wystawieniu, zgodnie z zawartymi w niej danymi.

Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "Duplikat" oraz datę jej sporządzenia.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2012 r., duplikat faktury i faktury korygującej wystawiany był w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymywał nabywca, a kopię zatrzymywał sprzedawca. W przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyłał nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Obecne brzmienie § 20 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur nie wymaga wystawiania duplikatów faktur w dwóch egzemplarzach. Skoro jedna ze stron jest w posiadaniu prawidłowo wystawionej faktury, nie ma potrzeby, aby dodatkowo otrzymywała jej duplikat.

Prawodawca regulując kwestie wystawiania duplikatów faktur nie zawarł żadnych zastrzeżeń co do wzoru duplikatu faktury. Zatem może on być sporządzony w dowolny sposób, pod warunkiem, że będzie zawierać wyraz "Duplikat" oraz datę wystawienia.

Ponadto w przepisach nie uregulowano formy wyrażenia wniosku o sporządzenie duplikatu. Oznacza to, że może on być wystawiony zarówno na podstawie ustnej prośby, jak również można w tej sprawie złożyć wniosek na piśmie.