A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 26 (853) z dnia 10.09.2014

Czy do jednej sprzedaży mogą być dwie faktury - elektroniczna i papierowa?

Za otrzymany towar nasi odbiorcy chcą szybko otrzymywać faktury i proszą o wysyłanie ich w pliku pdf na adres e-mailowy. Jednocześnie chcą otrzymywać egzemplarz papierowy takiej faktury. Na wersji papierowej jest dodatkowo pieczątka firmowa i podpis osoby wystawiającej fakturę. Czy wysyłając odbiorcy fakturę e-mailem i wersję papierową narażamy się na konsekwencje wynikające z art. 108 ustawy o VAT - uznania, że to dwie różne faktury i w konsekwencji zapłaty VAT z obydwu egzemplarzy faktur?

Naszym zdaniem, w sytuacji opisywanej w pytaniu Klienci powinni się zdecydować - albo otrzymują fakturę w drodze elektronicznej, albo chcą fakturę sporządzoną na papierze (z podpisami i pieczątkami). Otrzymywanie podwójnych faktur do tej samej transakcji wiążę się z pewnym ryzykiem i choć sprawa ociera się o absurd, to przy pryncypialnym i formalistycznym podejściu organów podatkowych mogą one wymagać zapłaty podwójnego podatku.

W czym rzecz? Otóż od 1 stycznia 2014 r. nastąpiło całkowite zrównanie faktur w formie papierowej i w formie elektronicznej. Zarówno faktury w formie papierowej, jak i faktury w formie zdematerializowanej (pliku komputerowego) są fakturami w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (przy czym faktury wystawiane w formie elektronicznej niekoniecznie są fakturami elektronicznymi w rozumieniu ustawy o VAT). Zgodnie bowiem z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, pod pojęciem "faktury" należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Tak więc wystawienie faktury istniejącej w pliku pdf i wysłanie tego pliku do nabywcy spełnia warunek wystawienia faktury dokumentującej transakcję i przesłania tej faktury do nabywcy.

Wystawienie kolejnej faktury do tej samej transakcji, tym razem w formie papierowej (z podpisem i pieczątką) i przesłanie jej do nabywcy może być potraktowane jako wystawienie kolejnej faktury do transakcji, która już została udokumentowana fakturą. W konsekwencji istnieje ryzyko, że organy podatkowe uznają, że - ponieważ jedna transakcja jest dokumentowana jedną fakturą - ta druga faktura nie dokumentuje transakcji w niej opisanej, ponieważ transakcja ta została już wcześniej udokumentowana (fakturą elektroniczną). Istnieje więc - naszym zdaniem - ryzyko potraktowania tej drugiej faktury jako faktury, o której mowa w art. 108 ustawy VAT. Organ podatkowy mógłby twierdzić, że z faktury takiej należy zapłacić podatek od towarów i usług.

U nabywcy mogłoby być również kwestionowane odliczenie podatku z takiej faktury (co najmniej z tej drugiej faktury). Wprawdzie nie obowiązuje już przepis art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy o VAT, zgodnie z którym, nie stanowią podstawy do odliczenia podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż. Sytuacja, w której istnieją dwie faktury dokumentujące jedną czynność, skutkuje jednak tym, że jedna z nich jest "pusta", a zatem nie daje prawa do odliczenia podatku.

W związku z powyższym należałoby jednak - naszym zdaniem - przemyśleć stosowaną praktykę wystawiania najpierw faktur elektronicznie, zaś potem jeszcze przesyłania faktur w formie papierowej. Wiąże się to z pewnym ryzykiem - trudnym do oszacowania, gdyż zależnym od tego, jak bardzo formalistycznie i rygorystycznie organy podatkowe będą interpretować przepisy ustawy.