Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (757) z dnia 10.01.2012

Przekazanie prezentu kontrahentowi unijnemu - jak rozliczyć VAT?

Kontrahentom unijnym wydajemy drobne prezenty (długopisy, pióra, itp.). Transakcje te opodatkowujemy jak WDT. Czy ww. przekazania należy udokumentować fakturą wewnętrzną? Czy należy je również wykazywać w deklaracji VAT oraz w informacji podsumowującej? A jeżeli tak - w jakiej wartości?

Nieodpłatne przekazanie towaru jako WDT

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) to wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy o VAT na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (z nieistotnymi tu zastrzeżeniami - art. 13 ust. 1 ww. ustawy). Przy czym, aby wystąpiła WDT, muszą być spełnione również inne warunki określone w art. 13 ww. ustawy, tj. w uproszczeniu mówiąc - polski dostawca (tu: przekazujący prezent) i unijny nabywca (tu: otrzymujący ww. prezent) muszą być podatnikami VAT UE (z pewnymi wyjątkami, np. gdy przedmiotem przekazania są nowe środki transportu). Zakładamy, że ww. warunki są spełnione.

Ponieważ art. 7 ustawy o VAT, który został przywołany w definicji WDT, dotyczy zarówno dostawy odpłatnej, jak i zrównanej z nią - na mocy art. 7 ust. 2 tej ustawy - dostawy nieodpłatnej, to oznacza, że WDT występuje bez względu na to, czy towar jest przekazywany kontrahentowi unijnemu za wynagrodzeniem, czy też nieodpłatnie (np. w formie prezentu).

Zatem w przypadku, gdy podatnik wydaje prezenty kontrahentom unijnym, musi - co do zasady - rozliczyć WDT. Takiego obowiązku nie będzie jedynie w przypadku gdy:

1) przedmiotem przekazania są drukowane materiały reklamowe i informacyjne, prezenty o małej wartości lub próbki,

2) towary inne niż wymienione w pkt 1, jeżeli przy ich nabyciu nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Przekazanie towarów, o których mowa powyżej w pkt 1 i 2, nie jest bowiem uznawane za odpłatną dostawę towarów w rozumieniu art. 7 ustawy o VAT, a w konsekwencji - nie jest opodatkowane (bez względu na to, czy obdarowanym jest podatnik z Polski, czy z innego kraju). Zakładamy jednak, że przedmiotem przekazania są towary inne niż wymienione powyżej.

Jak udokumentować nieodpłatne przekazanie towaru?

Generalnie nieodpłatne przekazanie towaru dokumentuje się fakturą wewnętrzną (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT). Może powstać jedynie wątpliwość, czy dotyczy to również nieodpłatnego przekazania towaru kontrahentowi unijnemu, skoro w powołanym przepisie jest odwołanie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, czyli do dostaw na terytorium kraju. Ponieważ jednak również w definicji WDT ustawodawca zawarł odwołanie do art. 7 ww. ustawy, to z tego pośrednio można wysnuć wniosek, że również nieodpłatne przekazanie towaru kontrahentowi unijnemu należy udokumentować fakturą wewnętrzną.

Za takim rozumieniem przepisu przemawiają również regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur. Wynika z nich bowiem, że do faktur wewnętrznych stosuje się generalnie przepisy dotyczące "zwykłych" faktur, w tym dokumentujących WDT (odesłanie w § 24 ust. 1 do § 5 - czyli również do § 5 ust. 10 ww. rozporządzenia, który odnosi się do faktur dokumentujących WDT), a to oznacza, że w niektórych okolicznościach WDT może być dokumentowane fakturą wewnętrzną (np. przy nieodpłatnym przekazaniu towaru). Poza tym z § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że "zwykłe" faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W przypadku nieodpłatnego przekazania towaru trudno jednak uznać za zasadne wysyłanie kontrahentowi faktury, co również może być argumentem do uznania, iż omawiana transakcja powinna być udokumentowana fakturą wewnętrzną. Taką bowiem fakturę można wystawić w jednym egzemplarzu (§ 24 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Ustalenie podstawy opodatkowania i wykazanie nieodpłatnego przekazania towaru w deklaracji VAT i informacji podsumowującej

Przepisy ustawy o VAT nie określają odrębnie sposobu ustalania podstawy opodatkowania przy dostawie wewnątrzwspólnotowej (z wyjątkiem przemieszczania w ramach WDT własnych towarów, co jednak nie występuje w przedmiotowej sprawie). Zastosowanie mają tu zatem zasady ogólne, czyli generalnie podstawą opodatkowania jest obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę podatku należnego. Ponieważ jednak w przedmiotowej sprawie chodzi o przekazanie nieodpłatne, zastosowanie znajdzie art. 29 ust. 10 ustawy o VAT, czyli podstawą opodatkowania będzie generalnie wartość rynkowa netto przekazanego towaru.

Opodatkowanie nieodpłatnego przekazania towaru kontrahentowi unijnemu nie oznacza jednak, że od tej transakcji trzeba zapłacić VAT. Jest to przecież wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, która - po spełnieniu dodatkowych warunków - opodatkowana jest według stawki 0%. Warunki, o których mowa, to:

1) posiadanie ważnych numerów VAT UE przez obie strony transakcji (tj. podatnika polskiego przekazującego prezent oraz podatnika unijnego otrzymującego prezent) i podanie tych numerów na fakturze (tu: na fakturze wewnętrznej),

2) posiadanie dowodu, że towary będące przedmiotem ww. przekazania zostały wywiezione z kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego (szczegółowo, o jakie dowody tu chodzi, określa art. 42 ust. 3 ustawy o VAT).

Nieodpłatne przekazanie towaru kontrahentowi unijnemu należy wykazać w deklaracji VAT w poz. 31 jako "Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów" (kwota netto, czyli wartość rynkowa netto przekazanego towaru). Kwota podatku nie występuje, gdyż - jak już zaznaczono - WDT opodatkowane jest generalnie stawką 0%.

Przekazanie ww. towaru należy również wykazać w informacji podsumowującej w części C. "Informacja o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów". Żadne przepisy nie określają bowiem, iż w tej informacji wykazuje się jedynie odpłatne dostawy dla kontrahentów unijnych. Również w tym przypadku przekazanie to należy wykazać w wartości rynkowej netto, analogicznie jak w deklaracji VAT.